|
In Belgie neemt het gebruik van OpenOffice binnen overheidsorganisaties toe. Zozeer zelfs dat we rustig kunnen stellen dat zij dit beter doen dan Nederland. Ook delen zij hun ervaringen zodat anderen hier profijt van kunnen trekken.
In bijgaand artikel vindt u de tekst van een recent verschenen verslag van hun bevindingen. Doe moeite van het lezen meer dan waard.
"Beste gebruikers,
Ik wil jullie graag mijn professionele bevindingen met jullie delen in deze
context. Ik werk als projectleider voor het Centrum voor Informatica voor
het Brusselse Gewest. Dit is een pararegionale instelling die deels
gefinancierd wordt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en onder toezicht
staat van de voogdijminister voor informatica. Vanuit die optiek zijn wij
verantwoordelijk voor de informatica van tal van Brusselse
overheidsinstellingen, gemeenten en OCMW's, alsook voor de
informaticauitrusting van de 8 Ministeriële Kabinetten (zo'n 400 gebruikers)
en het installeren van PC's in de scholen van het Gewest (WinXP+OOO).
Bij de regeringsonderhandelingen voor de nieuwe legislatuur in 2004, werd in
het regeerakkoord de keuze voor Open Source software en open standaarden
ingeschreven. In de aanloop naar deze besprekingen hadden wij reeds een hele
testfase doorlopen in ons eigen centrum, waar we begin februari 2004 Ooo v1
geïnstalleerd hadden naast de bestaande MSO en we vanaf april Ooo zijn gaan
gebruiken als standaard bureauticapakket. Let wel, MSO werd toen nog niet
gedesinstalleerd. Op nieuwe machines die we in circulatie brengen, wordt OOO
geïnstalleerd en MSO mits uitdrukkelijk akkoord van de directie (afhankelijk
van de noden, ontwikkelingen voor externe klanten, etc.). Uiteraard is ons
intern publiek zeer verscheiden en is het moeilijk om algemene conclusies te
trekken uit deze migratie. Feit is wel dat we alle interne templates snel
gemigreerd hebben en ook de gelegenheid tot opleiding hebben aangeboden.
Beide zaken lijken mij wel fundamenteel voor een kans op slagen.
Na de feitelijke migratie hebben we met een aantal mensen uit onze dienst
onze kennis van Ooo stelselmatig uitgebreid en waren we zo in staat op de
meeste vragen van interne gebruikers te antwoorden.
Het positief verslag dat we op basis van deze ervaringen hebben kunnen
voorleggen aan onze beleidsmakers, heeft ervoor gezorgd dat Ooo ingeschreven
werd als de nieuwe bureauticatoepassing voor de nieuwe legislatuur. Daarbij
werden alle servers en het overgrote deel van client computers vervangen en
werd er nog uitsluitend WinXP+OOO v1 geïnstalleerd. Gezien het feit deze
gebruikers niet speciaal met andere pakketten werken (back-office), was deze
installatie zeker haalbaar.
In de lente van 2005 hebben we dan ook een reeks opleidingen voorzien, maar
dit verliep allemaal niet zo vlotjes in het begin ... De overstap naar Ooo
was politiek geïnspireerd en werd van de ene dag op de andere doorgevoerd,
ten minste, dat is de perceptie van de eindgebruikers! Waar het in weze om
gaat, is het omvergooien van gewoontes en dan zie je pas welke invloed
Microsoft heeft kunnen hebben op de eindgebruikers gedurende al die jaren.
Opeens zijn mensen vergeten dat ze ooit eens met WordPerfect of zo gewerkt
hebben en ook met Word hebben moeten leren werken ...
Een aantal problemen werden echt wel kritisch in de loop van vorig jaar: een
groot aantal gebruikers communiceert voortdurend met de administratie, die
100% MSO zijn, en de uitwisselingsproblemen waren legio (grafische elementen
die versprongen, tabellen waarvan de cellen niet konden verdergaan op de
volgende pagina, etc.). Het wachten op Ooo v2 werd moeilijker en moeilijker,
maar oef, eens die versie beschikbaar was, hebben we een deftig plan
voorgelegd met stappen voor een snelle migratie, een reeks opleidingen in de
vorm van workshops vlak daarna, gevolgd door documenten ter ondersteuning
die we publiceren op onze website en de ondersteuning die we zelf geven per
telefoon of per mail. Zo is het plaatje compleet en dat zie ik vandaag
bijzonder goed werken. Bij de migratie naar v2 heb ik er ook van
geprofiteerd om een hele set basistemplates te verspreiden die opgemaakt
werden om geen krimp te geven bij het uitwisselen tussen Ooo en MSO (op zijn
zachtst gezegd een uitdaging ...). In de opleidingen heb ik de mensen er
bovendien met bijzondere nadruk op gewezen dat het belangrijk is de
Wordgewoontes van zich af te zetten om nieuwe Ooogewoontes aan te leren. Dit
was voor mijn part het moeilijkste gegeven ... De mensen die hiervoor
openstonden, zijn van felle tegenstander overtuigde medestander geworden.
Want uiteindelijk, waar gaat het eigenlijk om, je moet toch je doel kunnen
bereiken, niet, en of dat nu gebeurt met MSO of Ooo is in weze niet zo
belangrijk, feit is wel dat het deftig moet werken. Een van de hekele punten
was bijvoorbeed de mailing, die in v1, sorry, ondermaats was. Gelukkig is de
nieuwe techniek in v2 des te overtuigender. Andere concepten als
paginaopmaakprofielen zijn zo fantastisch, maar moeten deftig uitgelegd
worden aan de eindgebruikers, want zij gaan uiteraard nog steeds op zoek
naar "Bestand - Paginaopmaak" en de secties om één pagina liggend te maken
in een gans document.
Om nog door te gaan op één van de punten die ik onthoud uit ondergaande
mail, ik heb zelf steeds gepleit voor een korte overgangsperiode, want ik
ben ervan overtuigd dat als je de twee pakketten naast mekaar laat staan en
de mensen uitnodigt om er eens in te gaan kijken, zij tot dag x-1 met hun
ouwe getrouwe MSO zullen blijven werken. Bovendien zijn een aantal
technieken zodanig verschillend, dat het meer verwarring zaait dan iets
anders. In ons geval ging het zelfs om 2 migraties op een jaar, waarbij ik
de jongste migratie van v1 naar v2 zo kort mogelijk heb willen houden om
interne problemen van uitwisseling ODT/SXW en andere te vermijden. Op een
goede week tijd hebben we alle 400 machines gemigreerd en we zijn vrij kort
daarna van start gegaan met onze workshops om de mensen niet al te lang in
het ongewisse te laten. Feit is natuurlijk ook dat de look & feel van v2
nauwer aansluit bij vroegere MSO pakketten en dit wel beter verkoopt naar de
eindgebruikers toe.
Onze gebruikers hebben ons wel eens verweten dat zij de proefkonijnen voor
het Gewest zijn. Ik wil mij daar niet over uitspreken, want ik vind het
politiek engagement om voor Open Source te gaan veel belangrijker dan de
vraag wie er als eerste op overstapt. Feit is dat het werkt, ondanks de
moeilijkheden. Maar nogmaals, WordPerfect-Word of Windows-Mac destijds???
Weet overigens ook dat wij als centrum voor elk lastencohier dat wordt
gepubliceerd en dat met software te maken heeft, intussen bij wet verplicht
zijn de optie "Open Source" in te schrijven. Voor onze eigen ontwikkelingen
is dat niet zo'n probleem, maar voor bestaande back-office toepassingen is
dat iets anders. Zo hebben wij zelf investeringen gedaan om bepaalde
pakketten bruikbaar te maken met Ooo. Wellicht zal dat in de toekomst minder
vaak nodig zijn dankzij de recente ISO certificatie van ODF. Dit alles
samengevat denk ik dat we op een goed spoor zitten. Als er bovendien nog
eens werk zou gemaakt kunnen worden van de Ooo-plug-in voor MSO, dan zou dat
helemaal fantastisch zijn ...
Samengevat, ik onderschrijf ten volle het stappenplan dat Joop hieronder
toelichtte en benadruk de noodzaak aan een goede communicatie met de
eindgebruiker: uitleggen waarom de optie overwogen wordt, hoe de migratie in
zijn werk gaat, wat de voor- en nadelen zijn. Bovendien is een specifieke
opleiding bijzonder belangrijk, zowel voor het aanleren van de technische
vaardigheden als voor de marketing van het nieuwe pakket. Aanvullend is de
nazorgfase ook erg belangrijk: bereikbaar zijn voor je eindgebruikers, de
nodige opzoekingen doen, oplossingen voor problemen aanbieden en de zaak
goed documenteren.
Momenteel ben ik nog volop bezig met het documenteren van de aangehaalde
workshops, maar eens die fase afgerond is, heb ik het idee om al onze
ervaringen te bundelen in een officiële publicatie. Binnenkort meer nieuws
hierover. Kijk ook gerust eens op onderstaande links om te zien hoe wij de
zaken hier aanpakken.
Met vriendelijke groeten,"
Filip Lannoye
|
